6. Управління запасами

 

Лекція 6. Управління запасами

 Питання 1. Місце і роль запасів у логістичній системі

Запаси в тому чи іншому вигляді присутні на всьому логістичному ланцюгу, у сфері як виробництва, так і обігу.

Матеріальні запаси – це продукція виробничо-технічного призначення, яка перебуває на різних стадіях виробництва та обігу; вироби народного споживання та інші товари, що очікують на вступ у процес виробничого або особистого споживання.

Попри те що утримання запасів потребує певних витрат, підприємці змушені їх створювати. Основні причини створення матеріальних запасів:

ü ймовірність порушення встановленого графіка постачання;

ü коливання попиту;

ü сезонні коливання виробництва деяких видів товарів;

ü знижки за купівлю великої партії товарів;

ü спекуляція;

ü витрати на оформлення замовлення;

ü можливість рівномірного виробництва і розподілу;

ü можливість негайно обслуговувати покупців;

ü мінімізація простоїв у виробництві через відсутність запчастин;

ü спрощення управління виробництвом.

Наявність запасів дає змогу забезпечити виробництво сировиною, яку постачають оптимальними за розміром партіями, а також переробляти сировину на готову продукцію партіями оптимального розміру. Запаси готової продукції ослаблюють залежність виробників цієї продукції від її споживачів, а запаси напівфабрикатів, що перебувають у процесі виробництва, знижують залежність один від одного окремих цехів.

Поняття запасів притаманне всім сферам матеріального виробництва, позаяк матеріальний потік на шляху до споживача може накопичуватися у вигляді запасів на будь-якій ділянці. Управління запасами на кожній із ділянок має свою специфіку.

 

Питання 2. Витрати на створення і зберігання запасів

 

 Наразі постійний тиск витрат на конкурентні позиції відчувають усі провідні фірми світу, причому в безпосередньому зв’язку з акцептованим рівнем обслуговування клієнта щодо забезпечення необхідного товару у просторово-часових та кількісно-якісних параметрах попиту. Власне логістика причетна до проблеми як витрат, так і обслуговування клієнта. Адже, що більші запаси (розширений асортимент, ближча локація до місць споживання), то вищий рівень обслуговування, але й більші витрати запасів. Що швидше реалізуються поставки, то вищий рівень обслуговування, але й вищі транспортні витрати.

В основу дослідження витрат запасів покладемо принциповий поділ загальних логістичних витрат на складові за ознакою сфери переміщення матеріального потоку:

·     витрати фізичного переміщення – охоплюють усі витрати, пов’язані з транспортуванням матеріалів і готових виробів у сфері постачання і дистрибуції між вузлами логістичної системи, за винятком внутрішньо-об’єктного переміщення (внутрішньозаводського транспортування і маніпуляційних переміщень на складі);

· витрати інформаційно-управлінських процесів – охоплюють витрати інформаційних і фінансових потоків, серед яких підготовка планів, рішень, їх доведення до виконавців, контроль виконання, підготовка і доведення регулювальних рішень;

·     витрати запасів – охоплюють усі види витрат, пов’язаних із цільовим формуванням та утриманням матеріального потоку в запасах у місцях стаціонарного складування.

Згідно зі стандартною технологією формування й утримання запасів витрати запасів містять такі складові:

·    витрати замовлень;

·    витрати утримання запасів у дорозі;

·    витрати утримання запасів на складі;

·    витрати вичерпання запасів.

 

Питання 3. Системи управління запасами

Важливим аспектом діяльності логістичної системи є підтримання розмірів матеріальних запасів на певному рівні. Це завдання розв’язує система управління запасами.

Система управління запасами – це сукупність правил і показників, які визначають момент часу та обсяг закупівлі продукції для поповнення запасів.

Параметрами системи управління запасами є:

·     точка замовлення – мінімальний (контрольний) рівень запасів продукції, за досягнення якого потрібно їх поповнювати;

·     нормативний рівень запасів – розрахункова величина запасів, якої досягають шляхом чергової закупівлі;

·     обсяг окремої закупівлі;

·     частота закупівель – інтервал між двома можливими закупівлями продукції, тобто періодичність поповнення запасів;

·  поповнювана кількість продукції, за якої витрати на зберігання запасу є мінімальними згідно із заданими витратами на поповнення й альтернативними витратами інвестованого капіталу.

У логістиці застосовують такі системи управління запасами:

· управління запасами із фіксованим розміром замовлення;

· управління запасами із фіксованою періодичністю замовлення;

·     встановлена періодичність поповнення запасів до встановленого рівня;

·     система «мінімум-максимум»;

·     система оперативного управління.

Перші дві системи є основними, решта – різновиди двох цих систем.

 Фіксований розмір   замовлення   –   класична   система, у якій розмір замовлення на поповнення запасів є постійною величиною.

Постачання продукції замовляють, коли наявний на складах запас зменшується до встановленого мінімального критичного рівня, що називають точкою замовлення. При цьому страховий запас має залишитися недоторканним.

Регулювальними параметрами цієї системи є розмір замовлення і точка замовлення.

На практиці систему управління запасами із фіксованим розміром замовлення застосовують переважно у таких випадках:

·     великі втрати внаслідок відсутності запасу;

·     високі витрати на зберігання запасів;

·     висока вартість товару, що його замовляють;

·     високий ступінь невизначеності попиту;наявність знижки з ціни залежно від кількості, яку замовляють;

·     обмеження постачальником мінімального розміру партії постачання.

Перевага системи з фіксованим розміром замовлення в тому, що вона захищає підприємство від виникнення дефіциту матеріальних ресурсів.

Недоліки: потреба безперервного обліку залишків матеріальних ресурсів на складах, щоб не пропустити моменту досягнення точки замовлення; за наявності широкої номенклатури матеріалів (або асортименту – для торговельного підприємства) необхідною умовою цієї системи є використання технології автоматизованої ідентифікації штрихових кодів.

 У разі фіксованої періодичності замовлення роблять у чітко визначені моменти часу із рівними інтервалами, наприклад один раз на місяць, один раз на тиждень, один раз на два тижні тощо. Розмір запасу регулюють, змінюючи обсяги партії. Наприкінці кожного періоду перевіряють рівень запасів і визначають розмір партії постачання.

Отже, у системі з фіксованою періодичністю замовлення змінюється розмір замовлення (обсяг партії), який залежить від рівня витрат (споживання) матеріальних ресурсів у попередньому періоді. Величину замовлення визначають як різницю між фіксованим максимальним рівнем, до якого поповнюють запас, і фактичним його обсягом у момент замовлення.

Регулювальними параметрами цієї системи є максимальний розмір запасу і фіксований період замовлення, тобто інтервал між двома замовленнями або черговими надходженнями партій.

 Систему управління запасами із фіксованою періодичністю замовлення застосовують у таких випадках:

·       умови постачання дають змогу варіювати розмір замовлення;

·       невеликі витрати на замовлення і доставку;

·       невеликі втрати від можливого дефіциту.

Перевага цієї системи: не потрібний систематичний облік запасів на складах.

Недолік: іноді доводиться замовляти незначну кількість матеріальних ресурсів. У разі прискорення інтенсивності споживання матеріалів (наприклад через зростання попиту на готову продукцію) запас може вичерпатися до моменту чергового замовлення, тобто виникає дефіцит.

У системі із заданою періодичністю поповнення запасів до встановленого рівня вхідним параметром є період між замовленнями. Щоб запобігти збільшенню обсягів запасів на складі або їх дефіциту, замовлення подають не лише у встановлені моменти часу, а й коли запаси досягли граничного рівня. Ця система містить елемент системи з фіксованим інтервалом часу між   замовленнями   (встановлена   періодичність замовлення) і системи з фіксованим розміром замовлення (відстеження граничного рівня запасів, тобто точки замовлення).

Отже, рівень матеріального запасу регулюється як згори, так і знизу. Коли розмір запасу знижується до мінімального рівня раніше, ніж настав термін подання чергового замовлення, подають позачергове замовлення. Решту часу система функціонує як система із фіксованою періодичністю замовлення.

Система відрізняється тим, що замовлення поділяють на дві категорії: планові й додаткові. Планові замовлення роблять через задані інтервали часу. Можливі додаткові замовлення – коли наявність запасів на складі досягає граничного рівня. Очевидно, що необхідність додаткових замовлень може виникнути лише за умови відхилення темпів споживання від запланованих.

Перевага цієї системи: унеможливлення нестачі матеріальних ресурсів для потреб логістичної системи.

Недолік: потрібні додаткові витрати на постійне спостереження за величиною запасів.

 Система «мінімум-максимум». Як і в системі з фіксованим інтервалом часу між замовленнями, тут інтервал часу між замовленнями є сталим. Система зорієнтована на ситуацію, коли витрати на облік запасів і на оформлення замовлення настільки значні, що стають порівнянними із втратами від дефіциту запасів. Тому в цій системі замовлення подають не через задані інтервали часу, а тоді, коли запаси на складі дорівнюють або менші від встановленого мінімального рівня. Розмір замовлення обчислюють так, щоб постачання поповнило запаси до максимального рівня. Тобто система працює лише з двома рівнями запасів – мінімальним і максимальним. Звідси і її назва.

 Система оперативного управління. За цієї системи через певні проміжки часу приймають оперативне рішення: «замовляти» або «не замовляти», а якщо замовляти, то скільки.

Використання тієї чи іншої системи управління запасами залежить від кількох обставин:

1)    якщо витрати управління запасами значні і їх можна визначити, слід застосовувати систему з фіксованим розміром замовлення;

2) якщо витрати управління запасами незначні, варто працювати за системою із постійним рівнем запасів;

3)  якщо постачальник обмежує мінімальний розмір замовленої партії, бажано користуватися системою з фіксованим розміром замовлення;

4)      якщо обмеження пов’язані з вантажомісткістю транспортних засобів, кращою буде система з постійним рівнем запасів.